Jak zarządzać czasem i pracować efektywniej?

 

 

Hej!

Nie pracuj ciężko – pracuj mądrze.

To nie tylko puste słowa, a najważniejsza zasada w budowaniu własnego biznesu, zakładania firmy czy dążenia do wolności finansowej. Bardzo często zabierając się za wykonanie jakiegoś projektu, skupiamy się, by pracować jak najdłużej i jak najciężej, zamiast jak najmądrzej.

A mądra praca = takie zarządzanie zadaniami, by ich wykonanie zajmowało jak najmniej czasu, z możliwie jak najlepszym efektem.

W dzisiejszym artykule przedstawię moje ulubione techniki dotyczące planowania zadań.

Miłej lektury!

_____

JAK ZARZĄDZAĆ SWOIM CZASEM? JAK PLANOWAĆ DZIEŃ?

Efektywne zarządzanie czasem nie polega na przygotowaniu długaśnej listy zadań i trzymaniu się jej w pocie czoła bez względu na wszystko.

Najważniejszą zasadą podczas planowania naszego dnia powinno być ustalenie priorytetów. Zastanów się, jakie trzy – cztery zadania w ciągu dnia są najważniejsze, bez wykonania których nie ruszysz do przodu, i wykonaj je jako pierwsze.

Gdy już uporasz się z tymi kolosami, łatwiej będzie Ci się zabrać za mniejsze, nie tak ważne czynności. A w razie gdy zabraknie Ci na nie dnia, będziesz miał/a świadomość, że te najistotniejsze punkty zostały zrealizowane, a reszta może poczekać.

Jak ustalić priorytety?

Zadaj sobie pytanie, która z danych czynności na Twojej liście przyniesie długofalowy efekt i zaowocuje w postaci czasu, pieniędzy czy satysfakcji.

Porównaj ze sobą skutki podjętych działań. Co bardziej się opłaci: napisanie nowego artykułu na bloga, czy przygotowanie dobrych zdjęć do portfolio? Zaprojektowanie nowego logo czy posprzątanie sypialni? Ewentualnie, bez której czynności nie ruszysz z miejsca, a które mogą poczekać do jutra?

Tylko Ty znasz odpowiedzi na te pytania.

JAK PRACOWAĆ EFEKTYWNIEJ I SZYBCIEJ? JAK LEPIEJ WYKONYWAĆ POSZCZEGÓLNE ZADANIA?

Po ustaleniu priorytetów i planu dnia, czas zabrać się za ich realizację. Jedną z moich ulubionych technik służących efektywniejszej pracy, jest Technika Pomodoro.

W skrócie: polega ona na tym, żeby pracować w PEŁNYM SKUPIENIU w pewnym segmencie czasowym i gdy czas minie, zrobić sobie krótką przerwę na zajęcie zupełnie niezwiązane z bieżącym zadaniem.

Naszą bazową strukturą będzie 25 minut koncentracji na zadaniu i 5 minut przerwy.

Wiem, że może to brzmieć to banalnie, ale niech nie zwiedzie Cię prostota. Technika Pomodoro zakłada, że będziesz pracował nad zagadnieniem w PEŁNYM SKUPIENIU – bez spoglądania na telefon, zaglądania przez okno czy konwersacji na Facebooku. W tym czasie, koncentrujesz się tylko i wyłącznie nad zadaniem do wykonania.

Aby nie popaść w pułapkę spoglądania na zegarek, wskazane jest użycie minutnika lub jakiegokolwiek urządzenia, które wyda z siebie dźwięk po tych 25 minutach.

Po upływie jednego cyklu, robisz sobie obowiązkową przerwę – wbrew pozorom, to ten punkt może być najtrudniejszy do zrealizowania, szczególnie w przypadku zadań trwających dłużej. Ale zrób to – przejdź się, popatrz przez okno, włącz ulubioną piosenkę. Ważne, by przerwa aktywowała inne obszary mózgu niż zadanie.

Ja na przykład, pracując w domu przy komputerze, podczas moich przerw, idę coś pozmywać, przeglądam Pudelka lub robię sobie herbatę i bezmyślnie gapię się na przechodniów. Podczas pracy umysłowej, dobrze zająć się czymś co możemy zrobić machinalnie, bez zastanawiania się. Powyższe sposoby u mnie sprawdzają się najlepiej.

Po przerwie, ponownie ustawiamy nasz timer i przystępujemy do następnego cyklu Pomodoro.

WAŻNE: po czterech takich segmentach praca – przerwa, robimy sobie dłuższą pauzę, najlepiej 20 – 30 minut i oczywiście również poświęcamy ten czas na to, by zająć się czymś niezwiązanym z zadaniem.

Jakie są najważniejsze zasady Pomodoro?

  1. Pracujemy w pełnym skupieniu przez cały jeden cykl. Jeśli dane zadanie zajmuje mniej niż 25 minut, dobieramy do niego jakieś mniejsze, by wypełnić segment.
  2. Cykl jest niepodzielny – jeśli zaczynasz pracować, kończysz za 25 minut. Nie pozwól niczemu i nikomu sobie przerwać. Wyłącz telefon, nie otwieraj Facebooka.
  3. Jeśli dane zadanie zajmuje więcej niż 5 cykli, podziel je na mniejsze, bardziej przystępne części (o tym też w dalszej części artykułu).
  4. Można zmienić wartość Pomodoro – po dojściu do wprawy, można wydłużyć długość jednego cyklu i dopasować do swoich preferencji i potrzeb. Ja z powodzeniem stosuję zasadę: 45 minut pracy, 10 minut przerwy (szkolny model), a po czterech takich cyklach, robię sobie godzinną przerwę – najczęściej w tym czasie ćwiczę, rozciągam się, wychodzę na zakupy lub przygotowuję obiad. Ale odrywam się od monitora.

Ta technika jest tak skuteczna, bo pozwala nam pracować w skupieniu. Łatwiej jest usunąć wszelkie rozpraszacze na taki krótki odcinek czasu, niż założyć, że wykluczymy je na cały dzień. Krótkie przerwy pozwolą zachować świeżość umysłu, dzięki czemu praca nie zmęczy nas aż tak bardzo.

Gorąco polecam, bo wykonywania skrupulatnie, przynosi naprawdę świetne efekty!

JAK WYKONYWAĆ DUŻE I CZASOCHŁONNE CELE?

Podziel ten tort na kawałki.

Gdy mierzymy się z wyjątkowo obszernym zadaniem do zrobienia, zaczynamy je odkładać, bo zazwyczaj nas ono przerasta. Po podziale na mniejsze części, widzimy, że się uda, planujemy, ile czasu zajmie nam dana czynność i zwyczajnie wiemy, od czego zacząć.

Prosty przykład: własna strona internetowa.

Na początku brzmi strasznie i gdy po raz pierwszy się z to zabieramy, nie mamy pojęcia, z której strony to ugryźć.

Ale gdy się zastanowimy, nie można usiąść przed komputerem i założyć strony internetowej ot tak, szczególnie, jeśli nie znamy się na programowaniu.

Z czego składa się ten proces? Po pierwsze – własna domena, po drugie – serwer, po trzecie – wybór szablonu i wyglądu, po czwarte – treść, po piąte – zdjęcia.

Widząc te wszystkie małe części, łatwiej się za nie zabrać i wykonywać po kolei – najlepiej zgodnie z zasadą priorytetów.

 

A Ty, jakie masz sposoby na jak najefektywniejszą pracę i przygotowywanie planu dnia?

Podziel się w komentarzu!

Zapraszam również do artykułu o nawykach skutecznie motywujących do działania – klik!

Więcej motywacji: @karolinakaszub

 

 

 

Gdzie jeszcze jestem: